• טל בר

מיומנויות לניהול עובדים בעתות משבר ואי וודאות


ד"ר גלית דשא: מומחית לתהליכי גיוון והכלה, בניית תהליכים אסטרטגיים והכשרת מנהלים ומייעצת מלווה חברות טכנולוגיות, סטארטאפים ועסקים טל בר: יועצת ארגונית ואישית להפחתת לחצים ושחיקה, יזמת "המטענה - מילוי מצברים לארגונים ולאנשים"


ימי הקורונה מביאים איתם גם הזדמנויות חדשות לשיתופי פעולה ולאיחוד כוחות במובנים רבים. המאמר הזה הוא תוצר של שיתוף פעולה כזה. כתבתי אותו יחד עם ד"ר גלית דשא. שילוב הידע והניסיון של שתינו הניב סדרה של מאמרים שעוסקים במיומנויות וכלים ניהוליים ששווה לחדד ולתת עליהם את הדעת דווקא בתקופה הזאת.

רקמה אנושית גלובאלית

בשבועיים האחרונים עוסקים ארגונים רבים ומנהלים במשק הישראלי בבניית מודלים של עבודה מהבית. מסתבר שאנחנו משק שמורגל בהפרדת בית-עבודה בכל הקשור למרחב הפיזי. אנחנו אמנם גוררים את העבודה איתנו הביתה, ומביאים את הבית והמשפחה איתנו לעבודה, אבל ההרגלים שלנו הם הרגלים של עולם עבודה פיזי. כזה שניפגש פנים אל פנים, שרגיל בלחיצת יד, קפה משותף ובעיקר מורגל בשליטה מקרוב, במדידת שעות, בפיקוח די צמוד וב"לראות את העבודה מתבצעת". גם מי שחיים בעולם טכנולוגי ובינלאומי גילו להפתעתם שהרגלי עבודה מרחוק וניהול צוות ב-remote הוא משהו שלא כולנו מכירים או יודעים לנהל.

ובתוך כל זה מתפתל לו העניין הברור והמאתגר (שלא לומר מבהיל) הנקרא אי וודאות על כל סל הטובין שהוא מביא איתו: היעדר ביטחון תעסוקתי, דאגות בריאותיות, דאגות כלכליות, סיר לחץ משפחתי. תקופה כזו מציפה זכרונות וטראומות עבר, מחדדת מצוקות, מייצרת מצוקות חדשות ואת כל זה צריך לנהל.

בעניין זה מנהלים/ות ועובדים/ות נמצאים באותה הסירה. כולנו חשים את אותן דאגות, חולקים סימפטומים ופחדים וכמובן רמת מתח גבוהה.

אלא שמנהל/ת צריך/ה גם לנהל, לטפל בעובדים/ות ולייצר מערכת מתפקדת כאשר לעיתים למולו אנשים מבוהלים, החווים תת או היפר תיפקוד, ומתמודדים עם התרחשויות משפחתיות כאלה ואחרות. כל העומס הזה מתווסף לצורך להפעיל שיטת ניהול לא מוכרת, לחלק משימות ולשמר רמה כזו או אחרת של תיפקוד, אפקטיביות והצלחה במציאות שמשתנה בצורה קיצונית מדי יום.

השיבוש העמוק שמתרחש מחייב אותנו לאתגר את עצמנו במציאת כלים שונים מאילו שהורגלנו אליהם, וכן, דווקא עכשיו בתוך כל העומס הזה.

מצבי משבר מחייבים מנהיגות אחראית ומותאמת לצרכים העסקיים והאנושיים כאחד. אם תשקללו לתוך הגריד המסובך הזה את ההבנה כי אין ברירה אלא להשתמש בכלים אחרים, חלקם לא מוכרים, תצליחו לא רק לצלוח את המשבר הזה בהצלחה, אלא גם לאבזר את סל הכלים הניהוליים שלכם/ן בכלים חיוניים שישמשו אתכם בעיתות נורמליזציה.


להלן שני עקרונות בסיס שיסייעו לכם/ן במטלת הניהול המורכב בשעת משבר.


אמפתיה

אמפתיה היא היכולת לשים עצמנו בנעלי האחר, להבין מה הוא מרגיש, ולהיות מסוגלים לראות את הדברים דרך הפרספקטיבה שלו. האמפתיה היא בסיס משמעותי וחיוני במערכות יחסים. היא מאפשרת ליצור תקשורת מקרבת ולדלג ביחד על מהמורות ועיכובים. מכיוון שכך היא חיונית במיוחד בזמני משבר, אי ודאות ובתנאי עבודה מרחוק. פתגם ידוע אומר: "לפני שאתה שופט מישהו, צעד קילומטר בנעליים שלו". האמפתיה מאפשרת לנו לא למהר ולשפוט, לא לבקר את האחר, ולקבל זווית בריאה יותר כדי למצוא פתרונות שנכונים יותר לסיטואציה. הכוח של האמפתיה הוא שבשונה מהזדהות היא מאפשרת לנו להושיט יד לאחר מבלי לשקוע איתו במקום שבו הוא נמצא. תחושת הלבד והבדידות מועצמות כאשר מצטרף ריחוק פיזי כפוי. אמפתיה לכן, היא הכלי שלנו להביע רגש ולקבל בחזרה.

בתקופה כזו אנחנו והעובדים רוצים לדעת שרואים אותנו, שיש מי שדואג לנו, ושאנחנו לא לבד במערכה המטורללת והמאתגרת הזאת.

כל אלו מגבירים את תחושת הביטחון הפסיכולוגי שתורמת להפחתת החרדה והלחץ. מחקרים מצאו שכשמדובר בלחץ, במקרים רבים מנהלים מאמצים את נקודת המבט שלהם ולא של העובדים, ויותר מזה: חוסר הבנה של מנהל ישיר נמצא כאחד מגורמי הלחץ המרכזיים בעבודה. היכולת להבין את העובד, אם כן, מאפשרת למנהלים גם לנטרל גורם לחץ משמעותי וגם להציע לעובד עזרה המותאמת לצרכיו.

איך מייצרים אמפתיה?


  • מכניסים את השאלה "איך אתה מרגיש?" כחלק אינטגרלי מהשיחה האישית - יומית או דו יומית, ומתעקשים לקבל תשובה. אם לא עשיתם את זה עד עכשיו, יתכן שבפעמים הראשונות זה ירגיש מוזר. המשיכו לעשות את זה בכל זאת. זה חשוב. הן מבחינת המידע שתקבלו, והן משום שכך תראו לעובד שהוא חשוב לכם.

  • ניגשים לשיחה עם סקרנות אמיתית ועם רצון להבין: מה חווה העובד? איך הוא מסתדר? מה הוא מרגיש? ומה נחוץ לו? הבנת הסיטואציה תאפשר לכם לדעת מה עובד, מה מעכב התקדמות והיכן אתם נדרשים לעשות שינויים והתאמות - הן בציפיות והן באופני העבודה.

  • ניגשים לשיחה עם פניות אמיתית להקשבה: תנו לעובד הזדמנות להביע את עצמו בחופשיות כדי שתוכלו להבין אותו. התרכזו במה שהוא אומר ולא במה שאתם חושבים על זה. אל תעצרו אותו כשהוא מדבר. מדי פעם נסו לשאול שאלות הבהרה או לחזור על דבריו - גם כדי שידע שאתם שם ואתם מקשיב לו, וגם כדי להבין למה הוא באמת מתכוון. הקשבה אמיתית וחזרה על דברי העובד מבלי להוסיף להם משדרת קבלה והכלה של מה שהוא מספר, ומאפשרת דיאלוג טוב ורגוע יותר. קחו נשימה וקבלו את הרגשות שלהם כפי שהם, על אחת כמה וכמה אם מדובר בפחד, חרדה, תסכול או חוסר אונים.

  • לשתף אך לא להשתלט. שתפו מעט ממה שעובר עליכם אך הקפידו לא לדבר על עצמכם כאשר משתפים אתכם בחוויה אישית. שתפו במידה כזו שתייצר מודלינג, קרבה ואנושיות, אך היזהרו מיצירת מצב שבו העובדים, מרגישים שהם צריכים לשמור על המנהל ולטפל בו. להורים שביניכם - זה דומה לאיזונים שאנחנו שמים בשיתוף ילדים.

  • כשהעובד מסיים לשתף כדאי לתת תוקף למה שהוא מרגיש ולומר: "אני מבין", "זה לגמרי טבעי בסיטואציה כזאת" ואחר כך לשאול: "איך אני יכול לעזור לך? (או: "מה אתה חושב שיכול לעזור לך?"). גם כאן, אלא אם כן העובד אומר שעצם השיתוף עזר לו - להתעקש על תשובה, ואם אין לו תשובה כרגע - לשלוח אותו לחשוב על זה עד שיחתכם הבאה.

  • מה לא לעשות בשום אופן? לא להתעלם! לא לבקר! לא לבטל ולומר "יאללה תתגבר"! או "סבבה, תירגע" - חלק מהאנשים לא יודעים איך לעשות את זה, ולא רק שזה לא עוזר אלא זה גם יחסום אותם מלהשיב לכם בכנות בפעם הבאה שתתעניינו בהם.


ארבעה טיפוסי תגובה ללחץ

כל אחד מגיב ללחץ באופן אחר, ומסתבר שבאופן די עקבי. כדי לעזור לכם להבין יותר את התגובות של הסובבים אתכם - למה הם מתנהגים בתקופה הזאת כמו שהם מתנהגים? ואיך אפשר לעזור להם? - בחרנו להשתמש בארבעה טיפוסי התגובה לגורמי לחץ שזיהה ד"ר יוסי טוביאנה בעבודת הדוקטורט שלו. חלק מסגנונות ההתמודדות מאפשרים אדפטציה גדולה יותר לסיטואציה מלחיצה, ויחד עם זאת - יש לשים לב למחירים שהם עלולים לשלם בעקבות שימוש יתר/מוקצן באופן התגובה הזה:


הלחוץ// מגיב בעוצמת לחץ גבוהה ביותר שמתבטאת בתגובות גופניות שונות כגון: הזעה, מתח בשרירים, דופק מואץ, קשיי נשימה והסמקה. תגובות אלה מלוות במחשבות מדאיגות ומטרידות לגבי השלכות אפשריות של כישלון בביצוע משימות. התוצאה בפועל יכולה להתבטא בבלאק אאוט, שיתוק מטלות, "ראיית מנהרה" (כשכל תשומת הלב "נתקעת" על דבר אחד שמפחיד אותנו ומתעלמת לחלוטין משאר הדברים שקורים מסביב), טעויות מרובות וקפיצה ממשימה למשימה. מה שעלול לקרות כתוצאה מזה הוא נבואה שמגשימה את עצמה.

הטעות הניהולית: "הנחתת" עוד ועוד משימות על אדם כזה תוביל אותו להשתבללות, לקיפאון ולסחרור יחד עם החרפת התגובות.

למה הוא זקוק? הרפיית מתח פיזי (שרירים, נשימות, מדיטציה), מתן לגיטימציה לתגובת הלחץ, יצירת חווית הצלחה מצטברת שתיווצר על ידי הורדת עומסים. בהמשך ניתן לבחון הוספת משימות בצורה מדורגת. בנוסף, שימו לב שאתם נותנים לו בתקופה הזאת חיזוקים, פידבק חיובי, חוגגים הצלחות וכל דבר שיעזור להגדיל את תחושת המסוגלות שלו.


המודאג// מוחו של המודאג עובד שעות נוספות ומוצף במחשבות מדאיגות. החששות שלו מתייחסים לכל תחומי החיים. עם זאת לרוב לא נראה ביטוי פיזי שמבטא לחץ גופני. הטיפוס המודאג יפיק תועלת מכל פעילות שעשויה לתת לו תחושה טובה ותסיח את דעתו מהדאגות: פעילות גופנית ובידורית, התמקדות בשינוי תכני החשיבה משלילית לחיובית - התבוננות "בחצי הכוס המלאה", עשייה משמעותית וגיוס החוזקות שלו לביצוע המשימות.

הטעות הניהולית: לומר לו: "אין לך מה לדאוג, יהיה בסדר". הוא זקוק למשהו יצרני להתמקד בו, ולכן הפחתת משימות מכוונת על מנת להרגיע אותו תוביל אותו דווקא לשקיעה ב"לופים" של מחשבות.

למה הוא זקוק? המטרה היא לעצור את מעגל המחשבות הטורדני. מטרתנו היא להעביר אותו מחשיבה שלילית לחשיבה חיובית. יעזרו לזה שמירה על שיגרת עבודה מקצועית ואישית (לו"ז יומי ברור), ובמקביל לבקש ממנו לכתוב בכל יום שלושה דברים שעבדו לו היום (הצלחות) - קטנים כגדולים.


המתמודד// מגיב ללחץ דווקא בעשיית יתר - בשבילו זה לפעול או לחדול. הוא מתייחס למצב הלחץ שמופעל עליו כאל אתגר שניתן להתמודד עימו ולא כאיום משתק. יחסית לאחרים הוא אופטימי לגבי סיכוייו להצליח במשימה. אם נשאל אותו מה קורה סביר שישיב "הכל טוב". יחד עם זאת, לעיתים קרובות אדם כזה משקיע את מיטב כוחותיו במשימה בבחינת "מצאת החמה עד צאת הנשמה" תוך ביטול של הצרכים האישיים ושל אחרים. הוא אף עלול להרגיש ולהביע עוינות כלפי אנשים בסביבתו שאינם ממלאים אחר ציפיותיו או לא עומדים בקצב שלו. אחת הסכנות הגדולות בסגנון התמודדות זה היא שאדם כזה עלול "להישרף מהר" ולא להתאים להתמודדות למרחקים ארוכים.

הטעות הניהולית: קודם כל, טעות היא לא לזהות שהוא בלחץ. בנוסף טעות היא להעמיס עליו עוד ועוד משימות ולהתייחס אליו כאל זה ש"לא צריך לדאוג לו" (המהדרין גם יגדילו לטעות ויגידו את זה לו ולסביבתו).

למה הוא זקוק? צריך לסייע לו לשים גבולות בין עבודה לחיים פרטיים (שימו לב באילו שעות הוא מתחבר למערכת ושולח מיילים), לתכנן נכון את הזמן, לבדוק האם הוא ישן מספיק, לוקח הפסקות (לפעמים אפילו לדרוש) ומקדיש זמן לבני משפחה וחברים ולפעילויות שעושות לו טוב. אפשר להציע לו להכניס ללו"ז פעילויות שונות שיעזרו לו לפרוק את המתחים שהוא צובר בעבודה המאומצת, כמו פעילות אירובית או שילוב של תרגילי תנועה ונשימות.


הרגוע// לכאורה נראה אדם רגוע ושליו, לעתים הוא אף מזלזל בקשיים או בלחץ הקולקטיבי. למעשה, הדרך שלו להתמודד עם המצוקה היא להתנתק רגשית מהאירוע. קשה לזהות אצלו סימנים בולטים של מצוקה גופנית או של מחשבות דאגה בהתייחס ליכולתו להתמודד עם המשימה. את מרבית האנרגיה שלו הוא מפנה לניתוק דבר שעלול להיות בעוכריו, שכן הוא פחות עירני למה שנדרש ממנו, אינו משקיע מספיק בהתמודדות ועלול ללקות בדחיינות מוגברת ואף להיכשל.

הטעות הניהולית: גם במקרה הזה טעות היא להניח כי הוא אינו חווה לחץ, ולא להשקיע בו משאבים ניהוליים ("שגר ושכח"). גם ההיפך - לנדנד לו ולנסות להמחיש לו שוב ושוב למה המצב דחוף ולחוץ - לא יועיל אלא דווקא ידחוף אותו אף יותר להיאחז בתגובת הלחץ שלו.

למה הוא זקוק? "בדיקת דופק" יומית והצבת דד-ליינים ברורים וקצרים כדי להשאיר אותו עירני, פעיל, מתפקד, ומבצע. לבדוק איתו מדי יום את המשימות והתקדמותן. במידה ואין התקדמות - לשקף בצורה ברורה כי יתכן וההתמהמהות בביצוע היא תוצר של תגובת לחץ.


במאמר הבא נציג שני כלים נוספים שיכולים לעזור בתקופה הנוכחית:

איך להתגמש בתוך הקפדה?

איך לייצר טעינת אנרגיה קבועה?


במה אנחנו עוד יכולות לעזור?

צרו איתנו קשר (גלית, טל) להדרכה פרטנית וקבוצתית למנהלים, ייעוץ למשאבי אנוש, וחשיבה משותפת על צרכים נוכחיים. banj kgnus כל דבר שנראה לכם רלוונטי לתקופה המאתגרת הזאת.


בבלוג של המטענה מפורסמים מאמרים שמספרים על כל מה שקשור לטעינה ולהפחתת לחצים ושחיקה: כלים, מחקרים עדכניים, עקרונות, ראיונות ורעיונות שאפשר ליישם בעבודה ובחיים הפרטיים. רוצים להישאר מעודכנים? אתם מוזמנים להירשם כאן לבלוג

© 2019 by Hamitana - Tal Bar

Tel: 052-3678772 Email: tal.bar@hamitana.co.il